Bedrijfsvoering

We weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen (Werken voor Bestuur en Stad).

Onze ambitie is nog altijd actueel en dat geldt ook voor onze doelstellingen. In hoofdstuk 6 Bedrijfsvoering benoemen wij op hoofdlijnen onze beleidsdoelen en geplande activiteiten op onderstaande drie thema’s.

1. Organisatie ontwikkeling "Werken voor Bestuur en Stad
2. Informatiebeheer en archieven
3. Informatievoorziening

In deze paragraaf verdiepen wij enkele van die onderwerpen of benoemen meer algemene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering in de breedte.

Strategische Personeelsplanning
In ons coalitieakkoord hebben wij benoemd dat de relatief hoge gemiddelde leeftijd van de ambtelijke organisatie leidt tot een grote pensioenuitstroom. De krapte op de huidige arbeidsmarkt vraagt erom als aantrekkelijke werkgever te investeren in de vaardigheden, ontwikkeling van eigen medewerkers en het werven van nieuwe en diverse talenten. Kennisbehoud en kennisontwikkeling, inzetten op datagestuurd werken, brede inzetbaarheid en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken.

Naast voornoemde zaken zien we ook dat Amersfoort de laatste jaren steeds verder is gegroeid. Dat zien we ook terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; een schaalsprong. Op bepaalde thema’s vraagt de samenleving bovendien een andere rol van de overheid.

Kortom, het is nodig om telkens de balans te bewaken tussen vraag (opgaven/projecten/diensten) en aanbod (kwaliteit en kwantiteit van de ambtelijke organisatie). We werken daaraan onder de noemer ‘strategische personeelsplanning’ en herijken ons personeelsbestand zo cyclisch.

In de begrotingsperiode 2022-2025 zetten we dit zo voort, waarbij we tevens zullen meebewegen met de ontwikkelingen die de Corona periode met zich mee heeft gebracht en zal brengen (gezondheid en duurzame inzetbaarheid medewerkers, nieuwe arbeidsmarktontwikkelingen, effecten gemeentebegroting).

De veranderingen in de opgaven van de organisatie, de vervangingsvraag en de arbeidsmarkt maken ook dat er financiële ruimte nodig is om op de vraag te kunnen anticiperen. Dat maakt ook het hebben van een substantiële en breed inzetbare bedrijfsvoeringsreserve noodzakelijk. Deze noodzaak blijft ook gelden voor de begrotingsperiode 2022-2025.

Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent

Wij gaan voor divers talent. Wij hebben de overtuiging dat een divers personeelsbestand bijdraagt aan de effectiviteit van onze organisatie. Diverse achtergronden brengen namelijk meervoudige perspectieven en talenten met zich mee. Dat komt de kwaliteit van ons werk ten goede. De op 2 mei 2017 vastgestelde 'Visie op gemeente Amersfoort als inclusieve en diverse organisatie' wordt eind 2021 herijkt.

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie
Om een betrouwbare en integere organisatie te kunnen zijn, vragen we van onze medewerkers alertheid in het dagelijkse handelen. Wij trainen onze medewerkers om te komen tot morele oordeelsvorming in de dagelijkse praktijk. Als zich dilemma's voordoen, dan houden we een moreel beraad om met een groep mensen te komen tot het juiste handelen in de gegeven situatie.

Informatiebeheer en archieven
In de digitaliseringsslag die momenteel plaatsvindt zal de papierstroom binnen afzienbare tijd vrijwel volledig gaan opdrogen. Er zijn echter nog achterstanden die weggewerkt moeten worden. Hiervoor is enige tijd geleden de operatie Schoon Schip opgezet met als doelstelling om de papier (oude) archieven geheel op te ruimen dan wel over te brengen naar Archief Eemland. De Archiefwet verplicht semi-statische documenten na een periode van 20 jaar over te brengen naar een Archiefbewaarplaats. De Archiefbewaarplaats staat onder toezicht van de gemeentearchivaris.
Het digitaal archiveren heeft consequenties voor het huidige personeelsbestand die met een geheel nieuwe werkwijze te maken krijgt. Daarnaast betekent het ook dat een digitale archiefbewaarplaats moet worden gerealiseerd, het E-depot, zodat digitale documenten duurzaam kunnen worden opgeslagen en geraadpleegd.

Informatievoorziening
De informatievoorziening (IV) bij de gemeente Amersfoort is de laatste jaren veel veranderd. Tal van onderwerpen waren voorheen een technisch sluitstuk maar komen nu steeds vaker op de politieke tafel. De politiek wordt bijvoorbeeld gevraagd zich uit te spreken over ethische zaken zoals die zich bij het gebruik van data en algoritmes kunnen voordoen.

Naast de politieke tafel zien we dat de primaire processen van de gemeente toenemend afhankelijk zijn van betrouwbare, veilige en innovatieve voorzieningen. De gemeente omarmt daarbij de strategie om voorzieningen uit ‘de cloud’ af te nemen. Enerzijds omdat softwareleveranciers hun aanbod daarop afstemmen, anderzijds omdat de gemeente regie op voorzieningen nastreeft in plaats van alles zelf te beheren. In opmaat naar het nieuwe stadhuis zal de gemeente een sourcingsvisie gaan opstellen en uitvoeren.

Amersfoort gaat de implementatie van de Wet open overheid (Woo) projectmatig aanpakken om ervoor te zorgen dat onze processen voldoen aan de kwaliteitseisen van de Woo. Naar verwachting zal deze wet per 1 januari 2022, inwerking treden.
De eerste fase van het project is het verkrijgen van inzicht in de impact die de wet heeft. De tweede fase behelst het opstellen en vaststellen van een implementatieplan. Na de impactanalyse wordt dit plan opgesteld met daarin een planning voor het actief openbaar maken van de informatiecategorieën. De Woo schrijft geen vaste volgorde voor, Amersfoort volgt daarom de voorgestelde planning opgesteld door de VNG. Parallel aan het opstellen van een implementatieplan dient een ambitieniveau te worden vastgesteld, maakt Amersfoort alleen het strikt noodzakelijke actief openbaar of doen we meer? Naast de ambitie gaan we daarom een strategie vaststellen, kiezen we bijvoorbeeld een top-down- of bottom-up benadering bij de implementatie, beiden worden bepaald door College en Raad. De middelen die nodig zijn om de Woo te realiseren zijn beschreven in programma 4 dienstverlening.

De dienstverlening voor inwoners en ondernemers willen we steeds blijven verbeteren. We kiezen voor gebruikersvriendelijke voorzieningen waar self service mogelijk is en stimuleren dat inwoners zelf kun gegevens kunnen inzien en waar mogelijk bewerken. Zo geven we namelijk óók invulling aan een transparante overheid.

We zorgen blijvend voor een infrastructuur die stabiel, veilig en betrouwbaar is. Hiermee zorgen we ervoor dat een complex en breed scala aan informatiesystemen beschikbaar is voor de uitvoering van het volledige takenpakket van de gemeente. Op natuurlijke momenten vervangen we technische onderdelen, waarbij meer en meer aan de hand van onze sourcingsvisie afgewogen wordt of voorzieningen beter en efficiënter ‘in regie’ kunnen worden gezet. We zijn ons bewust van de technologische mogelijkheden en zetten deze innovatie in waar het waarde toevoegt voor inwoner en organisatie.

Wij sluiten actief aan op de landelijke ontwikkelingen op het gebied van Samen Organiseren en common ground. Leidraad hierbij is het jaarprogramma Gezamenlijk Gemeentelijke Uitvoering (GGU). We willen actief  bijdragen aan het werken als één landelijke overheid, hergebruiken slimme voorbeelden van andere gemeenten en delen onze successen met andere gemeenten.

Compliance en governance
De inhoudelijke ambities op dit thema zijn terug te vinden in met name hoofdstuk 4 Bestuur en Dienstverlening. Wij benoemen dit hier, nu de dekking van de kosten op dit thema zijn geregeld in hoofdstuk 6 Bedrijfsvoering.