Hoofdstukken

6. Bedrijfsvoering

 Tekst bij foto voor slechtzienden: Foto van een voetganger die onder de Koppelpoort door loopt, een monument in Amersfoort.  

Bedrijfsvoering algemeen
Binnen de gemeentelijke organisatie werken wij samen met de partners in de stad zoveel mogelijk integraal, opgaven- en resultaatgericht aan de complexe opgaven waarmee onze stad te maken heeft. Wij vinden het van belang dat onze medewerkers zich gekwalificeerd, gemotiveerd en gezond in kunnen zetten voor de gemeente Amersfoort. Met ons strategisch personeelsbeleid investeren wij daarom in het werkplezier, de vitaliteit én in de vaardigheden van onze medewerkers. Op die manier zijn en blijven wij een aantrekkelijke werkgever voor bestaand personeel en is onze organisatie interessant voor nieuw talent. Ook het vergroten van de diversiteit en inclusiviteit van de organisatie speelt daarbij een belangrijke rol. Wij geloven dat een divers personeelsbestand bijdraagt aan de effectiviteit van onze organisatie. Zoals wij ook hebben opgenomen in de Anti-discriminatie agenda 2021-2026 evalueren en herijken wij ons interne diversiteits- en inclusiviteitsbeleid eind 2021.
Binnen ons personeelsbeleid geldt dat wij medewerkers in principe (tijdelijk) aannemen. Daarnaast werken wij bij een aantal (incidentele) werkzaamheden en opgaven met een flexibele schil. Zo kan er geanticipeerd worden op bijvoorbeeld ziekteverzuim of pieken en dalen in werkzaamheden.
In de afgelopen 1,5 jaar hebben we gezien wat de impact van het thuiswerken op onze manier van (samen)werken was. Het heeft gevraagd om een grote wendbaarheid en veranderkracht van de organisatie en de medewerkers. Om onze medewerkers hierin zo goed mogelijk te ondersteunen is er daarom in de afgelopen tijd volop ingezet op vitaliteit en duurzame inzetbaarheid en zijn wij extra alert op burn-out-achtige klachten vanwege de toegenomen ervaren werkdruk en het vervagen van de grenzen tussen werk en privé.
In 2022 hopen wij dat we onze werkzaamheden voor het grootste deel weer vanuit het stadhuis kunnen doen. Tegelijkertijd zien we dat het werken op afstand een blijvende ontwikkeling is, die ook positieve effecten heeft. Bijvoorbeeld op de balans werk-privé van medewerkers en op de vermindering van reistijden (wat tevens bijdraagt aan CO2-reductie). Als goed werkgever willen wij deze positieve effecten behouden en wij gaan kijken op welke manier wij het thuiswerken zo goed mogelijk kunnen blijven faciliteren. Dat zullen we o.a. doen door het ondersteunen van de inrichting van verantwoorde thuiswerkplekken.

Informatievoorziening en digitalisering
In de afgelopen jaren hebben wij gezien dat technologische ontwikkelingen binnen alle onderdelen van de maatschappij razendsnel gaan. De inzet van slimme technologie en datagedreven werken biedt kansen voor de verbetering van onze dienstverlening en wij zorgen ervoor dat onze organisatie meebeweegt in deze ‘digitale transformatie’. Wij werken daarom continu aan de verbetering en digitalisering van onze werkprocessen, om op die manier onze dienstverlening te kunnen versnellen en te vergemakkelijken. In de afgelopen twee jaar gebeurde dat o.a. middels het programma Amersfoort Digitaal.
Tijdens de coronacrisis is de digitalisering in een versnelling terecht gekomen en zijn wij er trots op dat onze dienstverlening, het organiseren van digitale participatiemogelijkheden, de samenwerking met organisaties, inwoners en ondernemers in de stad – grotendeels vanuit huis - in deze omstandigheden overeind is gebleven.
In 2022 bouwen we verder op de gelegde digitale basis. Binnen de informatievoorziening werken wij aan het veiliger, stabieler en betrouwbaarder maken van systemen en applicaties. Wij gaan door met de verdere optimalisatie van processen en er is voortdurende aandacht voor het vergroten van de digivaardigheid van medewerkers. Daarbij bieden wij ook de nodige ICT-ondersteuning, o.a. om het werken op afstand mogelijk te maken.
Aandacht is er ook voor de risico’s die komen kijken bij de ontwikkeling van digitalisering, datagedreven werken en de inzet van slimme technologie. Zo zijn wij met de raad in gesprek over het gebruik van algoritmes om gezamenlijk te bepalen welke algoritmes we op welke plekken wel en niet willen inzetten. Ook maken wij medewerkers bewust van het belang van informatieveiligheid vanwege de steeds groter wordende risico’s op cybercriminaliteit, die verdergaande digitalisering met zich meebrengt. Daarbij hebben ook privacyrisico’s onze aandacht. Het Rekenkameronderzoek van juni 2021 naar de bescherming van persoonsgegevens bij de gemeente Amersfoort liet ons zien dat wij op de goede weg zijn met het waarborgen van de privacy van Amersfoortse inwoners en het naleven van de AVG. Het onderzoek gaf ons ook waardevolle aanknopingspunten bij de verdere ontwikkeling van digitale werkprocessen, bijvoorbeeld over privacy en security by design. Dat blijven wij in de komende periode bewaken.  
De gemeente werkt aan een aanpak voor het omgaan met desinformatie/eenzijdige informatie. Die aanpak betreft onder meer een handelingsperspectief voor de communicatieafdeling, mede met het oog op mogelijk nepnieuws dat de komende gemeenteraadsverkiezingen op inwoners en de gemeente afkomt, en een strategie voor de langere termijn.
Eind 2021 en daarna zal ook de implementatie van de Wet open overheid (Woo) binnen onze informatievoorziening centraal staan. De Wet open overheid is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), waarbij het actief openbaar maken van informatie aan de burger centraal staat, samen met het op orde krijgen van het informatiebeheer. De wet ligt nu ter behandeling bij de Eerste Kamer en de verwachting is dat deze in Q1 of Q2 van 2022 in werking zal treden. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Concreet betekent het voor gemeenten dat zij in 11 categorieën informatie actief openbaar dienen te maken. De implementatie van de Woo is een meerjarentraject (VNG rekent 5 – 8 jaar voor de totale implementatie). Bij de implementatie speelt het goed bewaren en archiveren van informatie een belangrijke rol.
In 2021 voeren wij een impactanalyse uit om de impact van de wet inzichtelijk te krijgen. Het gaat daarbij o.a. om de impact op de informatievoorziening, maar ook op de organisatie (vraagt de invoering van de wet een andere manier van werken?), de inwoners (wat verandert er bijvoorbeeld in de Wob-procedures?) en op ons beleid en richtlijnen. Na de impactanalyse wordt een implementatieplan opgesteld inclusief ambitie, strategie en planning en worden de voorbereidingen getroffen om ervoor te zorgen dat onze processen vanaf de inwerkingtreding van de wet ingericht zijn voor actieve openbaarmaking en we hier ook duidelijk over communiceren naar alle belanghebbenden. Wij gaan daarover ook in gesprek met de raad.

Stadhuis
Eind 2019 heeft de gemeenteraad besloten om een nieuw, energieneutraal stadhuis te bouwen op de Trapeziumlocatie. In 2020 zijn samen met de stad de ambities voor dit nieuwe huis van de stad verder uitgewerkt: wij werken toe naar een toekomstbestendig stadhuis waarbij ontmoeting centraal staat. Voor deze laatste ambitie kijken wij of we deze o.a. kunnen vormgeven door in het gebouw ook plek te reserveren voor de huisvesting van maatschappelijke partners.
Bij de bouw van het nieuwe stadhuis kunnen we de kennis en ervaringen van het thuiswerken in de afgelopen periode meenemen, waardoor we de positieve onderdelen van het werken op afstand kunnen behouden door deze direct door te voeren in de inrichting van onze nieuwe werkplek.

Eind mei 2021 is de opdracht “Integraal Ontwerpteam Huis voor de stad Amersfoort” gegund aan Kraaijvanger Architects uit Rotterdam. Het ontwerpteam is vervolgens gestart met het proces richting het ontwerp van het nieuwe stadhuis en heeft in de afgelopen maanden tijdens verschillende (digitale) bijeenkomsten wensen, behoeften en vragen van (interne en externe) gebruikers, omwonenden, ondernemers, organisaties en inwoners opgehaald. Deze informatie vertalen zij stapsgewijs naar een Programma van Eisen en eerste schetsontwerp, dat dit najaar voorgelegd wordt aan de stad en aan de raad. Het streven is om het schetsontwerp en Programma van Eisen met een investerings- en dekkingsvoorstel in november 2021 ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad, zodat we dit in 2022 verder uit kunnen werken tot een uitvoeringsgereed ontwerp en eind 2022 de aanbesteding aan een uitvoerend aannemer kunnen starten.
In de tussentijd zorgen wij ervoor dat het huidige stadhuis en de omliggende kantoren voldoende, maar tegen minimale kosten onderhouden worden, zodat we deze locaties de komende jaren prettig en veilig kunnen blijven gebruiken. Dat betekent ook dat we zorgen dat de werkomgeving (tegen minimale kosten) aan blijft sluiten bij de ingezette digitale en meer hybride werkvormen die de afgelopen periode ingezet zijn.

Eigen huis op orde
Als eigenaar van het gemeentelijk vastgoed willen wij ook goed zorgdragen voor de gebouwen en monumenten in onze stad. Wij vinden het daarbij van belang om te zorgen dat ons huis op orde is en wij het goede voorbeeld uitdragen, o.a. als het gaat om de verduurzaming van ons vastgoed. Tegelijkertijd lopen wij daarbij, net als particuliere huiseigenaren, aan tegen de betaalbaarheid van deze duurzaamheidsopgave. Op basis van de Routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed is een uitvoeringsplan gemaakt voor de komende vier jaar. Bij de begroting 2021 is besloten om te budgetteren op dit beleidsdoel. Met de beschikbare middelen kunnen wij in de periode 2022-2025 een start maken met het treffen van de noodzakelijke maatregelen voor de verduurzaming van ons vastgoed.
Daarnaast werken wij aan de reductiedoelstelling van 40% minder CO2-uitstoot in 2026 binnen de eigen bedrijfsvoering conform de CO2-Prestatieladder. Deze doelstelling zal serieus in zicht komen bij ingebruikname van het nieuwe stadhuis.

Deze pagina is gebouwd op 11/30/2021 07:35:13 met de export van 11/29/2021 13:18:12