6.1 Bedrijfsvoering

Activiteiten

Resultaatgericht werken met gebruik van 'agile' tools. Ook de aansturing van de opgaven richten we steeds meer op een samenhangende en 'agile' manier in, zowel op bestuurlijk (college) als ambtelijk (management) niveau.
Talentgericht bemensen van 'dedicated' opgaventeams.
Gebiedsgericht werken doorontwikkelen en koppelen aan de gemeentebrede opgaven, o.a. duurzame en groeiende stad.
Aandacht voor leiderschap van managers en ook medewerkers, mede in relatie tot het meer werken op afstand staat ook nadrukkelijk op de agenda.
In lijn met de ontwikkelingen die ingegeven zijn door de Omgevingswet hebben we in 2021 nader onderzocht of de ambtelijke (integrale) aansturing in het fysieke domein optimaal is georganiseerd. Hier komen enkele verbeterpunten uit naar voren (organiseren van samenhang en integraliteit van beleid, beleggen opdrachtgeverschap, meer ruimte geven aan de uitvoering). Deze worden in het najaar verder uitgewerkt.

Het verbeteren van onze dienstverlening via de 'klantreisbenadering' en door het stimuleren van permanente verbeterstructuren binnen onze klantteams.
Het digitaliseren van onze bedrijfsvoering en (deels) ook onze dienstverlening, met oog voor privacy, behoud van de menselijke maat en bescherming van data.
Het 'Omgevingswet' proof maken van onze werkwijzen en bedrijfsprocessen (omgevingsvisie, omgevingsplan, omgevingsvergunning) en het aansluiten op het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).

Eind 2019 heeft de gemeenteraad besloten om een nieuw, energieneutraal stadhuis te bouwen op de Trapeziumlocatie. In 2021 heeft de raad het ambitiedocument vastgesteld en is een ontwerpteam geselecteerd (Kraaijvanger). Dit ontwerpteam werkt momenteel een schetsontwerp uit waarover participatie met stakeholders in de stad en de organisatie plaatsvindt.
Daarnaast zijn we in 2021 in het huidige stadhuis gestart met een pilot activiteitgericht en hybride werken. Daarin hebben we onze ervaringen van het thuiswerken (corona-periode) verwerkt. Uitgangspunt blijft, dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie zijn belegd. Binnen de mogelijkheden van de aard van het werk, kunnen medewerkers zelf bepalen waar en hoe zij (samen)werken. Het stadhuis wordt dan een thuisbasis en een ontmoetingsplek.

Via onder andere strategische personeelsplanning, vernieuwing van ons (talentgerichte) personeelsbeleid en moderne arbeidsmarktcommunicatie werken we aan aantrekkelijk werkgeverschap, maar bovenal aan een toekomstbestendig en wendbaar personeelsbestand. We zetten in op ontwikkeling van ‘future workskills’ (digitale vaardigheden, veerkracht, kritische denkkracht, slagvaardigheid, en interpersoonlijke vaardigheden).
Daarnaast werken we aan een inclusieve en diverse organisatie langs de pijlers “veiligheid, bewustwording, ontmoeting en zichtbaarheid”. Zoals wij ook hebben opgenomen in de Anti-discriminatie agenda 2021-2026 evalueren en herijken wij ons interne diversiteit- en inclusiebeleid eind 2021. Ook het creëren van garantiebanen en passende begeleiding past binnen onze doelstellingen. Daar zetten we verder op in.

2. Informatievoorziening   

De dienstverlening voor inwoners en ondernemers blijven verbeteren en vereenvoudigen in een samenleving die steeds complexer wordt. We kiezen waar mogelijk voor self service.  
We houden diversiteit in onze kanalen, zodat we aansluiten op het niveau van digivaardigheid en de leefwereld van onze inwoners: zowel digitaal  als persoonlijk, zowel laagdrempelig als aansluitend bij digivaardigheid van jongere doelgroepen. Echter, digitaal wordt steeds meer leidend.
Eén ingang /voor inwoners – ketens sluiten zoveel mogelijk op elkaar aan. We kijken ook naar de ketens die voorbij onze organisatie grenzen gaan: we acteren zoveel mogelijk als één overheid.  
We zijn transparant over de informatie die we hebben, gebruiken en delen. Nu al vraagt wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming om goed gegevensmanagement, maar er komt nog meer bij, denk aan actief openbaar maken van informatie, recht op vergeten te worden (verwijderen gegevens) etc.
We stimuleren de ontwikkeling dat inwoners zoveel mogelijk zelf hun gegevens kunnen inzien en waar mogelijk bewerken. 
We werken vanuit het oogpunt van de inwoner en halen actief op welke behoeftes er zijn.

Stabiliteit en continuïteit zijn technisch gewaarborgd. We voeren noodzakelijke technische veranderingen door om redenen van efficiency en besparingen. 

Daar waar het waarde toevoegt sluiten we aan op landelijke ontwikkelingen als Gemeenschappelijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU), waaronder de activiteiten rond Common Ground.
Implementeren van (kwaliteits)eisen vanuit wet- en regelgeving is een vast onderdeel van onze bedrijfsvoering: data, gegevens en informatie bewaren we met oog op gegevensbescherming, informatiebeveiliging en bewaartermijnen. Onze toezichthouders zien hier op toe. 

Informatie voor stad en organisatie is goed ontsloten, snel toegankelijk en van hoge kwaliteit.  
We werken aan manieren waarop data helpen bij het maken van beleid dat bijdraagt aan onze maatschappelijke doelen.  
We werken aan goede sturingsinformatie in de uitvoering van onze gemeentelijke kerntaken en om te ondersteunen bij besluitvorming en verantwoording richting de politiek.  
We zorgen voor bewustwording op het gebruik van data en algoritmes waarmee we als organisatie onafhankelijk willen kunnen blijven van een leverancier (soevereiniteit) en data goed kunnen blijven uitwisselen (interoperabiliteit).

3. Informatiebeheer en archieven   

Vernietigingstermijnen van informatie en archieven tijdig toepassen.
Borgen dat relevante informatie duurzaam bewaard wordt en overgedragen kan worden aan Archief Eemland.
Het opzetten en inrichten van een digitale archiefbewaarplaats samen met Archief Eemland zodat het bewaren en beschikbaar stellen van digitale overheidsarchieven geborgd wordt.

Het archiveren van alle relevante informatie, steeds meer digitaal en steeds minder fysiek; in 2021 archiveren alle afdelingen in principe digitaal.
Het opruimen en overbrengen van oude papieren archiefbestanden (project Schoon Schip); in 2020 grotendeels afgerond, de komende jaren 2021 en 2022 laatste papieren archieven opschonen en overbrengen.
Het implementeren van de activiteiten behorende bij de Wet open overheid, welke naar verwachting vanaf 1 januari 2022 zal gaan gelden.